Protéger vos renseignements personnels ou commerciaux est une priorité pour
nous. Votre consentement est primordial afin de collecter, utiliser et divulguer vos
renseignements. La décision de nous divulguer vos renseignements personnels
vous appartient. Les renseignements personnels nous permettent, d’une part, de
vous identifier et de vous servir de manière à répondre à vos attentes. D’autre part,
ils nous permettent de nous conformer à différentes exigences légales.
Il est de notre responsabilité de nous assurer que tout renseignement recueilli est
traité de façon sécuritaire. À ce propos, nous vous invitons à consulter notre
politique de confidentialité dans laquelle vous trouverez réponse à vos questions,
incluant la nature des renseignements collectés, les raisons pour lesquelles nous
vous demandons de fournir des renseignements personnels, ce que nous faisons
avec vos renseignements et les mesures de sécurité propres à assurer leur
protection.
L’expression « renseignements personnels » s’entend de toute information vous
concernant permettant, directement ou indirectement, de vous identifier.
Tergos Architecture et Tergos Construction
Notez que, bien que nous fassions affaires sous le nom commun de « Tergos »,
Tergos Architecture inc. (« TA ») et Tergos Construction inc. (« TC ») sont deux
entreprises distinctes qui ne partagent pas entre elles les renseignements
personnels que chacune recueille conformément à la présente politique. Ainsi,
lorsque vous divulguez vos renseignements personnels à TA, celle-ci ne les
partage pas avec TC, et vice versa, sauf dans le cadre de projets communs
d’architecture et de construction réalisés par TA et TC.
Toutefois, la présente politique de confidentialité s’applique autant à TA qu’à TC.
Lorsque des passages s’appliquent seulement à l’une d’entre elles, ceux-ci seront
clairement identifiés comme tels.
Obtenir votre consentement
En quoi consiste mon consentement ?
En fournissant volontairement vos renseignements personnels à l’une de TA ou
de TC, vous consentez à ce que celle-ci puisse les collecter, les utiliser et les
partager conformément à ce qui est prévu à la présente politique, afin de vous
servir au quotidien et de respecter nos obligations légales.
Votre consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins
auxquelles il a été demandé, lesquelles sont décrites plus amplement ci-dessous
Sachez que nous collectons, utilisons et partageons uniquement les
renseignements personnels nécessaires, à moins que la loi nous autorise à les
traiter autrement.
Puis-je retirer mon consentement à l’utilisation de mes renseignements personnels ou refuser de fournir certains renseignements ?
Il vous est toujours possible de retirer votre consentement à l’utilisation de vos
renseignements personnels en contactant le responsable de la protection des
renseignements personnels de TA ou de TC, selon le cas, dont les coordonnées
de chacun figurent ci-dessous. Il vous est aussi possible, à tout moment, de
refuser de fournir certains renseignements.
Gardez toutefois en tête que si vous refusez de nous fournir certains
renseignements ou que vous retirez votre consentement à leur utilisation, nous
pourrions ne pas être en mesure de vous fournir tout ou partie de nos produits et
services puisque certains renseignements sont essentiels dans le cadre des
relations que nous entretenons avec nos clients.
Limiter notre collecte à ce qui est nécessaire
Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet ?
Les renseignements personnels peuvent inclure : votre nom; adresses
électronique et postale; numéro de téléphone; fonction; nom de l’entreprise;
données financières, comme de l’information relative à un paiement ou des
coordonnées bancaires; des renseignements relatifs au recrutement, comme le
contenu d’un curriculum vitae, tel des renseignements sur la scolarité et les
antécédents professionnels; et tout autre renseignement personnel que vous
pouvez nous donner de temps à autre.
Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels
au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos fournisseurs de service, votre
conjoint(e) ou vos enfants, selon le cas), vous devez vous assurer de les avoir
dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu
leur consentement à une telle communication de renseignements ou encore d’être
titulaire de l’autorité parentale (si des renseignements relativement à des
personnes mineures sont fournis).
De quelle façon vos renseignements personnels sont-ils recueillis ?
Nous ne recueillons pas vos renseignements personnels, sauf si vous nous les
fournissez sur une base volontaire. Nous ne recueillons que les renseignements
personnels nécessaires aux fins déterminées avant une telle collecte, lesquelles
sont mentionnées ci-dessous. Lorsque vous nous fournissez des renseignements
personnels, vous acceptez la façon dont nous les recueillons, utilisons, divulguons
et gérons ces renseignements, telle que décrite à la présente politique.
Nous pourrions notamment être amenés à recueillir vos renseignements
personnels dans les situations suivantes, si applicables :
Vous complétez une demande de renseignements ou un formulaire ;
Vous communiquez avec nous par téléphone, par courriel, en personne ou
autrement.
Faire preuve de transparence
Comment utilisons-nous vos renseignements personnels ?
Nous collectons des renseignements personnels pour compléter votre dossier
adéquatement, pour répondre à vos demandes et pour vous offrir nos services de
conception et de construction de projets immobiliers ainsi que pour la conduite de
nos affaires et pour administrer et exécuter nos services. Nous pouvons également
utiliser vos renseignements à des fins de recrutement afin de nous permettre de
traiter des demandes d’emploi.
Nous devons également obtenir certains de vos renseignements personnels afin
de respecter nos obligations légales. À cet égard, TA, à titre de cabinet
d’architecture, a l’obligation de tenir un registre où figurent certains de vos
renseignements personnels lorsqu’un mandat nous est confié.
De plus, les renseignements que vous nous fournissez pourraient être utilisés par
nous i) à des fins de ciblage et de prospection commerciale, ii) à des fins
d’analyses statistiques, notamment quant aux tendances du marché et de
l’industrie, et iii) dans une optique de développement et d’amélioration continue de
nos produits et services.
Si nous utilisons vos renseignements personnels dans d’autres contextes que
ceux mentionnés dans cette politique de confidentialité ou encore ceux permis par
les lois applicables, vous en serez avisé et vous aurez l’occasion d’y consentir
avant qu’une action ne soit prise.
Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels ?
Nous pourrions être amenés à communiquer vos renseignements à des
fournisseurs de services retenus pour offrir des services en notre nom,
notamment, aux catégories suivantes de fournisseurs :
Nos conseillers professionnels, incluant par exemple, des conseillers
juridiques, financiers, commerciaux, en matière de gestion des risques ou
autres conseillers, des banquiers et nos comptables professionnels agréés
Nos assureurs et nos courtiers d’assurance ; et
Les fournisseurs de services tiers pour la gestion de projets et la lecture de
plans, l’hébergement et le maintien de notre site, l’hébergement de nos
données via des services infonuagiques, la facturation, les services
informatiques (T.I.), les services de cybersécurité et de filtrage des
courriels, la transmission de courriels ou d’autres communications pour
notre compte.
Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter
dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les
renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls
renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de
s’acquitter de leurs fonctions. Sachez que leur utilisation des renseignements que
nous leur communiquons est assujettie à des restrictions légales et qu’ils ne sont
autorisés à utiliser vos renseignements qu’à la seule fin de remplir leurs fonctions.
En effet, chacun de nos contrats avec nos fournisseurs de services contient des
engagements propres à assurer la protection du caractère confidentiel des
renseignements personnels communiqués. Sachez également qu’il est possible
que des renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec, car
certains de nos fournisseurs de service entretiennent des installations dans le
monde entier.
Nous pourrions transmettre les renseignements dont nous disposons à votre sujet
dans le cadre d’une transaction commerciale au sein de l’entreprise. Sachez que
toute utilisation des renseignements que nous communiquons à cet égard est
assujettie à des restrictions légales et conventionnelles aux fins de la transaction
envisagée. Ainsi, une entente écrite sera alors conclue avec l’autre partie à la
transaction, par laquelle celle-ci s’engagera notamment à n’utiliser les
renseignements qu’aux seules fins de la conclusion de la transaction commerciale
et à prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection du caractère
confidentiel des renseignements ainsi transmis.
Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à d’autres
fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis et conformément à la présente
politique, sauf si vous y consentez ou lorsque la loi l’exige ou le permet.
Particulièrement, si un renseignement personnel sensible vous concernant est
utilisé à d’autres fins que celles pour lesquelles il a été recueilli, vous en serez
avisé et vous aurez l’occasion d’y consentir expressément avant qu’une telle
utilisation en soit faite. Outre les utilisations autorisées par la présente ou par la
loi, nous nous engageons à ne pas divulguer, vendre ou autrement céder à des
tiers, ni échanger avec des tiers les renseignements que vous nous fournissez.
Enfin, prenez note que si nous avions à prendre une décision à votre égard, nous
nous assurerons que vos renseignements personnels utilisés pour prendre celleci soient à jour et exacts.
Qui a accès à vos renseignements personnels ?
Chez TA et TC
L’accès à vos renseignements personnels est limité au personnel et aux agent(e)s
et représentant(e)s de TA ou de TC, selon le cas, qui ont besoin d’y accéder dans
l’exercice de leurs fonctions.
Nos employés sont formés et sensibilisés à l’importance de la protection de vos
renseignements personnels et doivent suivre de façon régulière des formations en
matière de sécurité et de protection des renseignements personnels. De plus, nos
employés sont liés par des engagements de confidentialité et par la protection liée
au secret professionnel, lorsqu’applicable.
Chez TA
Tous nos architectes, gérants de projets, techniciens, technologues en
architecture et candidats à la profession d’architecte ont accès à vos
renseignements personnels afin d’être en mesure de vous offrir nos produits et
services.
Chez TC
Ce sont tous nos chargés de projets, entrepreneurs-généraux, gérants de projets
et charpentiers-menuisiers, qui ont accès à vos renseignements personnels,
toujours dans un objectif de vous offrir nos produits et services.
Protéger vos renseignements
Comment assurons-nous la protection de vos renseignements ?
Chez TA et TC
Nous nous efforçons de maintenir des mesures de protection matérielles,
techniques et administratives raisonnables et selon les normes généralement
acceptées dans le secteur afin de protéger les renseignements personnels contre
la perte, le vol, l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification sans
autorisation.
À titre d’exemple, nous gérons notre serveur et nous assurons l’efficacité de
l’infrastructure de notre pare-feu de manière à ce que vous puissiez naviguer en
toute sécurité. Pour accéder aux zones sécurisées de notre site web, le cas
échéant, un nom d’utilisateur et un mot de passe seront nécessaires.
Nous avons également recours à un fournisseur de service en cybersécurité,
lequel procède notamment à la détection et à la gestion proactive des
cybermenaces en tout temps et nous fournit un support informatique à distance.
Un antivirus est aussi déployé sur l’ensemble de nos postes et serveurs.
Nous révisons constamment nos pratiques et politiques, vérifions notre réseau de
données, mettons à l’épreuve l’efficacité de la sécurité de notre site et nous
effectuons chaque mise à jour requise pour garantir que la confidentialité de vos
renseignements ne soit jamais compromise.
Les communications via Internet sont sujettes à interception, perte ou altération.
Par conséquent, vous reconnaissez que les renseignements ou éléments que
vous fournissez par voie électronique, du fait que vous accédez à ce site ou en
faites usage, ne sont ni confidentiels ni exclusifs, sauf dans la mesure requise par
les lois applicables, et que les communications par courrier électronique non
protégées sur Internet peuvent être interceptées, altérées ou se perdre.
Bien que nous prenions les mesures de sécurité exigées par la loi, aucun dispositif
de sécurité n’est infaillible. Par conséquent, dans les limites autorisées par la loi,
nous ne sommes pas en mesure de garantir que les renseignements personnels
ne seront pas perdus, mal utilisés ou modifiés, et nous n’assumons aucune
responsabilité à l’égard des renseignements personnels que vous transmettez, ni
à l’égard de leur utilisation ou de leur mauvaise utilisation par vous ou des tiers.
Vous devez toujours faire preuve de vigilance dans le traitement et la divulgation
de vos renseignements personnels, notamment en évitant de les transmettre par
courriel non sécurisé.
En cas d’incident de confidentialité, nous prendrons les mesures requises afin de
limiter les risques qu’un préjudice soit causé et nous nous conformerons aux
obligations de la loi applicable. Notamment, nous vous informerons si un incident
de confidentialité s’est produit et qu’il concerne vos renseignements personnels,
dans la mesure où la loi l’exige.
Chez TC
Nous avons recours à un réseau privé virtuel (VPN), lequel nous permet d’isoler
nos échanges des réseaux de télécommunication publics. Les données de nos
clients sont stockées sur l’environnement réel de notre organisation ainsi que sur
un serveur de bureau à distance. Des sauvegardes en ligne sont également
stockées sur un dispositif de stockage amovible entièrement déconnecté et
inaccessible depuis l’environnement réel. Un plan d’intervention en cas d’incident
informatique est mis en place. Enfin, un logiciel permet le filtrage des contenus
provenant d’Internet, notamment des courriels d’hameçonnage.
Chez TA
Sachez que nos architectes ont un devoir de confidentialité envers leurs clients en
vertu de leurs normes déontologiques. Ainsi, ils doivent respecter le secret de tout renseignement de nature confidentielle qui vient à leur connaissance dans l’exercice de leur profession.
Où sont conservés vos renseignements personnels ?
Il est possible que vos renseignements personnels se trouvent ailleurs qu’au
Canada, car certains de nos fournisseurs de service ont des bureaux dans le
monde entier. Pour avoir accès à vos renseignements personnels, il suffit de
communiquer avec le responsable de la protection des renseignements
personnels de TA ou de TC, dont les coordonnées de chacun figurent ci-dessous.
Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?
Nous conserverons vos renseignements personnels uniquement pour la période
pendant laquelle nous en aurons raisonnablement besoin eu égard aux finalités
pour lesquelles ils ont été collectés ou traités, conformément à la présente
politique ou pour se conformer aux exigences des lois applicables.
En effet, chez TA, veuillez noter qu’à titre de bureau d’architectes, nous avons
l’obligation de conserver vos dossiers, lesquels comprennent notamment certains
de vos renseignements personnels, pour une période minimale de 5 ans, à partir
de la date du dernier service rendu ou, lorsque le projet est réalisé, à partir de la
date de la fin des travaux.
Une fois le délai de conservation expiré, nous nous assurons de détruire vos
renseignements personnels, soit en éliminant ceux-ci de manière définitive. La
destruction est effectuée de façon sûre et sécuritaire, selon les meilleures
pratiques applicables.
Si vos renseignements personnels ne sont pas détruits de la manière prévue cidessus, ceux-ci seront anonymisés selon les meilleures pratiques généralement reconnues et selon les critères et modalités déterminés par règlement. Un renseignement concernant une personne physique est anonymisé lorsqu’il est, en
tout temps, raisonnable de prévoir dans les circonstances qu’il ne permet plus, de
façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement cette personne.
Vos droits à l’égard de vos renseignements
Droit d’accéder, de rectifier ou de modifier vos renseignements personnels
Vous avez certains droits concernant vos renseignements personnels. Il est
impératif que vous compreniez ces droits. Dans certaines circonstances et
conformément aux lois applicables, vous disposez des droits suivants :
- Le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous et d’en recevoir copie ;
- Le droit de demander la communication de vos renseignements personnels informatisés, dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
- Le droit de demander la correction de renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques que nous détenons sur vous ;
- Le droit d’exiger que soit rectifié le renseignement personnel dont sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi;
- Le droit d’exiger que cesse la diffusion d’un renseignement personnel vous concernant ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique dans certaines circonstances ;
- Le droit de demander la suppression d’un renseignement personnel périmé ou non justifié par l’objet du dossier ;
- Le droit de formuler des commentaires par écrit et les verser à votre dossier ;
- Le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels aux fins déterminées ci-dessus, notamment à l’utilisation de vos renseignements personnels à des fins de prospection commerciale.
Pour ce faire, nous vous invitons à communiquer avec le responsable de la
protection des renseignements personnels de TA ou de TC, selon le cas, dont les
coordonnées de chacun figurent ci-dessous.
Questions, commentaires, plaintes?
Responsable de la protection des renseignements personnels
Vous pouvez adresser vos questions, inquiétudes, plaintes et demandes relatives
à la présente politique de confidentialité aux personnes suivantes, lesquelles sont
responsables de la protection des renseignements personnels :
Pour TA
Geneviève Mainguy,
architecte principale
gmainguy@tergosarchitecture.com
(418) 522-1496 #204
Pour TC
Sébastien Gaudreault,
directeur construction
sgaudreault@tergos.amiralstaging.com
(418) 522-1496 #205
Vous pouvez également contacter nos responsables de la protection des
renseignements personnels pour exercer vos droits relativement à vos
renseignements personnels qui figurent à la section précédente. Sachez toutefois
que nous ne pourrons considérer une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels que si elle est faite par écrit, par une personne
justifiant de son identité à titre de personne concernée, conformément aux lois
applicables.
Dans tous les cas, nous nous engageons à communiquer avec vous au plus tard
dans les 30 jours de la date de réception de votre demande.
Date de dernière mise à jour de la présente politique : 28 OCTOBRE 2024
GENEVIEVE MAINGUY
SÉBASTIEN GAUDREAULT
TERGOS ARCHITECTURE INC.
TERGOS CONSTRUCTION INC.
Révision 1 2024-10-28